Datenschutzinformationen gemäß Art. 13, 14 DSGVO für die Plattform „Electrofy“. Mit dieser Datenschutzerklärung informiert die MDA Solutions GmbH (im Folgenden: „MDA“, „wir“) über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Websites (electrofy.de, ekonfigurator.de, elektro1.de und kfe-service.de) und bei der Nutzung der Plattform Electrofy einschließlich des Nutzerportals (app.electrofy.de). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
MDA Solutions GmbHBetrieblicher Datenschutzbeauftragter: Wir haben einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen diesen unter:
MDA Solutions GmbHBei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer eigenen Geschäftstätigkeit (z. B. Websitebesuch, Registrierung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Kommunikation, Marketing) ist MDA die datenschutzrechtlich Verantwortliche. Diese Datenschutzerklärung gilt für diese Verarbeitungen.
Sofern Sie als Nutzer im Rahmen der Plattform eigene Inhalte mit personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Partner) eingeben oder verarbeiten lassen, sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche. MDA verarbeitet diese Daten in diesem Fall als Auftragsverarbeiterin ausschließlich nach Ihren Weisungen. Hierfür gilt die zwischen Ihnen und uns geschlossene Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV); siehe hierzu auch Ziffer 9.
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte bezüglich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Eine Auskunft über sämtliche zu Ihrer Person gespeicherten Daten erstellen wir in angemessener Frist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Beim Aufruf unserer Websites werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Plattform übermittelt und vorübergehend in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dies umfasst insbesondere:
Diese Verarbeitung dient der Auslieferung der Webseiten-Inhalte, der Gewährleistung der Systemstabilität und -sicherheit sowie der Abwehr und Aufklärung von Cyberangriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden aus Sicherheitsgründen automatisch gelöscht, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind.
Wir setzen auf unseren Webseiten Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) ein.
Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den grundlegenden Betrieb und die Sicherheit der Plattform zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG (je nach Dienst nach Nr. 1 für reine Übertragungsvorgänge oder Nr. 2 für ausdrücklich gewünschte Funktionen). Die Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung der so erhobenen personenbezogenen Daten auf unseren Servern ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung bzw. Wahrung unserer berechtigten Interessen).
Nicht zwingend notwendige Cookies: Diese Technologien (z. B. zu Analysezwecken oder für Marketing-Tracking) setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen, aktiven Einwilligung über unser Consent-Banner ein. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Rechtsgrundlage für die anschließende Weiterverarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre einmal erteilten Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die in der Fußzeile der Webseite verlinkte Einwilligungsverwaltung (Consent-Banner) anpassen oder vollständig widerrufen.
Für die Registrierung und die Bereitstellung Ihres Nutzerkontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Registrierungsdaten (insbesondere Name, Firmenname, geschäftliche Kontaktdaten und Zugangsdaten) sowie zur Absicherung des Systems den genauen Zeitpunkt der Registrierung. Die Authentifizierung erfolgt über einen spezialisierten Identitäts-Dienstleister (siehe Ziffer 13a).
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist die Durchführung des kostenfreien Nutzungsvertrages bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb des Nutzerportals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Löschung Ihres Nutzerkontos jederzeit verlangen, sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Zur Begründung, Durchführung und Abrechnung eines kostenpflichtigen Abonnements verarbeiten wir Ihre Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten.
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des kostenpflichtigen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie – bezüglich der Rechnungslegung und steuerlichen Buchführung – die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß §§ 147 AO, 257 HGB, § 14b UStG sowie den GoBD). Rechnungen und sonstige Buchungsbelege werden für die Dauer der gesetzlichen Frist von acht Jahren, Handelsbücher und Jahresabschlüsse für zehn Jahre aufbewahrt (Fristen i. d. F. des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, gültig seit 01.01.2025).
Für die Abwicklung von Kartenzahlungen und sonstigen bargeldlosen Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) ein. Je nach gewählter Zahlungsart übermitteln wir die zur Abwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Rechnungsdaten, Zahlungsmittel- und Transaktionsdaten) an Stripe.
Stripe nimmt hierbei eine Doppelrolle ein:
Rechtsgrundlage der Übermittlung ist die Erforderlichkeit zur Erfüllung des kostenpflichtigen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Übermittlung von Zahlungsdaten durch Stripe in die USA erfolgt, stützt sich diese auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), da die US-Muttergesellschaft (Stripe, Inc.) unter dem Framework zertifiziert ist, ergänzt durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Die von Ihnen als Nutzer hochgeladenen und erzeugten Inhalte (z. B. Projekte, Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Kalkulationen) verarbeiten wir, um die vertraglichen Plattformleistungen für Sie bereitzustellen. Enthalten diese Inhalte personenbezogene Daten Dritter, verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich auf Ihre Weisung (siehe Ziffer 2 und AVV). Die Speicherung der Inhalte erfolgt auf Servern in der Europäischen Union (siehe Ziffer 14).
Hochgeladene Dateien (z. B. GAEB-Dateien) werden nach dem Upload verarbeitet. Die vollständige Originaldatei wird in der Cloud-Infrastruktur (Google Cloud Platform, Region Frankfurt am Main) gespeichert. Aus der Datei werden die vertragsrelevanten Daten extrahiert (insbesondere Projekt-Metadaten, Gliederungshierarchie, Positionsinhalte, Mengen und Einheiten) und in der Electrofy-Datenbank gespeichert. Nach dem KI-gestützten Abgleich (Matching) werden zudem die zugeordneten Leistungsbeschreibungen gespeichert.
Wenn Sie über den Projektmarktplatz ein Projekt einstellen und eine Vermittlung anfordern, übermitteln wir die von Ihnen angegebenen Projektdaten sowie Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) an die für Ihr Projekt geeigneten Fachbetriebe, damit diese zur Anbahnung eines Werkvertrages direkt Kontakt mit Ihnen aufnehmen können. Für diesen Übermittlungsschritt ist MDA die datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Rechtsgrundlage der Übermittlung ist die Durchführung des von Ihnen angeforderten Vermittlungsdienstes bzw. die Vertragsanbahnung auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Übermittlung an die Fachbetriebe ist zur Erbringung der Vermittlung erforderlich. Sie können Ihre Vermittlungsanfrage jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurückziehen; bereits erfolgte Übermittlungen bleiben hiervon unberührt.
Die kontaktierten Fachbetriebe verarbeiten Ihre Daten nach dem Erhalt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Für diese nachgelagerte Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Handwerksbetriebs.
Zur automatisierten Strukturierung von Ausschreibungen und zum Abgleich mit unserem Leistungskatalog setzen wir hochspezialisierte KI-Dienstleister ein. Derzeit kommen zum Einsatz: OpenAI (für das KI-Matching), Mistral AI (zur Verarbeitung und Strukturierung von PDF-Dateien), Google Gemini (zur KI-gestützten Textverarbeitung) sowie Weaviate (als Vektordatenbank für Embeddings).
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Nutzungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer zeitsparenden und effizienten Strukturierung von Ausschreibungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir werten rein statistische, nicht personenbezogene Daten (z. B. GAEB-Projektstrukturen ohne Personenbezug) sowie zuvor nach dem Stand der Technik vollständig anonymisierte Daten aus, um unsere Dienste zu betreiben, zu verbessern, statistische Branchenanalysen zu erstellen und um daraus abgeleitete Prognosedienste anzubieten.
Insbesondere erstellen wir aus Artikel-, Mengen- und Zeitangaben aggregierte Bedarfsprognosen, die wir Großhändlern und Herstellern in einer Form zur Verfügung stellen, die keinerlei Rückschlüsse auf die geschäftliche Identität oder personenbezogene Daten einzelner Nutzer zulässt. Der Auswertung Ihrer Daten zur Erstellung und Weitergabe solcher Prognosen an Dritte können Sie darüber hinaus gemäß § 7 Abs. 5 der AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widersprechen (vertragliches Opt-Out). Die Anonymisierung erfolgt auf Grundlage der in der AVV erteilten Weisung des Nutzers. Nach der Anonymisierung ist ein Personenbezug technisch nicht mehr herstellbar; diese Daten fallen sodann nicht mehr unter die Vorschriften der DSGVO. Soweit für vorgelagerte Verarbeitungsschritte (den Anonymisierungsvorgang selbst) ein Personenbezug besteht, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Softwareprodukte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Bei einer Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per E-Mail, Kontaktformular, Telefon oder Messenger) verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens unter Einsatz unseres internen CRM-Systems (HubSpot).
Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsvertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und professionellen Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Anfragen, sobald sie für den Zweck der Erfassung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sofern Sie unseren Newsletter abonnieren oder dem Erhalt zugestimmt haben, versenden wir diesen auf Grundlage Ihrer Einwilligung im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 UWG). Zum Nachweis einer rechtssicheren Anmeldung protokollieren wir den genauen Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre IP-Adresse. Sie können den Newsletter jederzeit über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink abbestellen und Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Erbringung unserer vertraglichen Plattformleistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen – soweit es sich um eine Auftragsverarbeitung handelt – Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden. Soweit Daten in Drittstaaten (insbesondere den USA) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern der jeweilige Empfänger hierunter zertifiziert ist; ergänzend und als Absicherung – insbesondere für den Fall des Wegfalls des Angemessenheitsbeschlusses oder bei nicht zertifizierten Empfängern – sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) vereinbart.
Die nachfolgenden Dienste sind für den sicheren Betrieb, die Bereitstellung der Kernfunktionen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten zwingend erforderlich.
Diese Dienste werden ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung über unser Consent-Banner geladen. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät (Cookies, Local Storage) ist § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Rechtsgrundlage für die anschließende Weiterverarbeitung der Daten auf unseren Servern oder den Servern der Anbieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können diese Einwilligungen jederzeit in der Einwilligungsverwaltung anpassen:
Die Kerninfrastruktur unserer Plattform wird über die Google Cloud Platform (GCP) in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main, Deutschland) betrieben. Die Speicherung der hochgeladenen Inhalte und der Datenbankbetrieb erfolgen dort. Technische Protokolldaten (Cloud-Logging) können derzeit auch außerhalb der EU verarbeitet werden; dies ist durch die mit Google geschlossenen Standardvertragsklauseln abgesichert.
Wir weisen darauf hin, dass ein Datenzugriff durch US-Sicherheitsbehörden (z. B. auf Grundlage des US CLOUD Act) aufgrund der Konzernstruktur der Google-Muttergesellschaft rechtlich nicht vollständig ausgeschlossen werden kann. Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir moderne Verschlüsselungsstandards (TLS für den Transport sowie AES-256 für ruhende Daten) und stützen die Verarbeitung auf die strengen europäischen Datenschutzvereinbarungen mit Google.
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch gesetzliche (insbesondere handels- und steuerrechtliche) Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben ist. Nach Wegfall des Zweckes oder Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder gesperrt.
Vom Nutzer eingestellte Projektdaten und Inhalte verbleiben im System, bis der Nutzer eine Löschung anfordert, längstens jedoch bis zum Ablauf der einschlägigen gesetzlichen (insbesondere handels- und steuerrechtlichen) Aufbewahrungsfristen (vgl. § 10 Abs. 5 der AGB).
Wir setzen im Rahmen der Nutzung unserer Plattform modernste technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten gegen unbefugte Zugriffe, Verlust, Zerstörung oder Manipulation zu schützen. Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Endgerät und unserer Plattform erfolgen verschlüsselt (TLS).
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder einer ähnlich erheblichen Beeinträchtigung für Sie im Sinne des Art. 22 DSGVO findet auf unserer Plattform nicht statt. Die von unseren KI-Systemen (z. B. dem Ausschreibungs-Assistenten) generierten Ergebnisse dienen ausschließlich als unverbindliche Vorschläge zur Unterstützung des Nutzers; die finale fachliche Bewertung und Freigabe verbleibt stets bei einer natürlichen Person.
Wir setzen KI-gestützte Funktionen ein (siehe Ziffer 9.2). Wir informieren Sie transparent darüber, dass die Ergebnisse dieser Funktionen (z. B. vorgeschlagene Zuordnungen und Kalkulationen) durch ein KI-System erzeugt werden. Die Ergebnisse werden Ihnen stets zur Prüfung, Bestätigung oder Anpassung vorgelegt; es besteht eine menschliche Kontrolle, und die inhaltliche Verantwortung verbleibt beim Nutzer. Diese Angaben erfolgen im Hinblick auf die Transparenzpflichten der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung / „AI Act“), deren einschlägige Vorgaben (Art. 50) ab dem 2. August 2026 gelten. Soweit KI-Systeme unmittelbar mit natürlichen Personen interagieren oder synthetische Inhalte erzeugen, kennzeichnen wir dies – zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung – an der jeweiligen Stelle der Nutzung.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Vorgaben, die Rechtsprechung oder unsere internen Plattformprozesse ändern. Es gilt stets die jeweils auf unserer Plattform veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: 19.07.2026